Fondée en 1989, Campagne Québec-Vie (CQV) est un organisme sans but lucratif d'inspiration chrétienne qui défend la vie humaine, de la conception à la mort naturelle, ainsi que la famille. Son volet anglais, Quebec Life Coalition (QLC), rejoint le public anglophone.

CQV informe le public par son site d'information (cqv.qc.ca), ses infolettres, son bulletin imprimé Culture de vie et les réseaux sociaux. Elle mobilise des milliers de personnes partout au Québec, notamment pour la Chaîne de la vie, les 40 jours pour la vie et la Marche pour la vie, et intervient auprès des élus sur l'euthanasie, l'avortement et les droits des parents. Elle offre aussi une ligne d'écoute et d'aide aux femmes enceintes en difficulté, Enceinte et inquiète.

CQV travaille en association avec la Coalition nationale pour la vie (CNV), l'organisme pro-vie national. Son équipe, à taille humaine, travaille à partir de son bureau de Montréal.

Campagne Québec-Vie (CQV) cherche une personne gestionnaire de bureau à temps plein, 35 heures par semaine, pour succéder à un collaborateur de longue date qui prend sa retraite, au bureau de la rue Rivier, idéalement le 1er décembre 2026.

La liste qui suit décrit l'essentiel du travail. Elle n'est pas exhaustive (voir « Esprit d'équipe et polyvalence »).

1.1Ouvrir le bureau et le garder propre, ordonné et approvisionné (fournitures, papier, produits d'entretien, essuie-tout, café et collations), avec l'aide de bénévoles.

1.2Accueillir les visiteurs. Répondre au téléphone, à la boîte vocale et à la boîte courriel générale, puis acheminer les messages à la bonne personne.

1.3Recevoir et traiter le courrier et la case postale. Préparer les envois postaux, avec l'aide des bénévoles au besoin.

1.4Assurer le secrétariat : correspondance, classement des documents papier et numériques (SharePoint), documents courants.

1.5Voir à l'entretien des locaux : petites réparations, ampoules, relations avec le propriétaire et les fournisseurs de services.

2.1Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs, y compris celles liées au bulletin, les faire approuver par le président, les payer et les classer.

2.2Tenir la petite caisse et en faire la vérification.

2.3Transmettre les pièces justificatives à la tenue de livres, assurée à l'externe.

2.4Vérifier chaque jour les plateformes de dons en ligne (PayPal, Authorize.net, Square) et les virements bancaires pour confirmer la réception des dons, et signaler toute anomalie.

2.5Repérer les cartes de crédit des donateurs mensuels qui arrivent à expiration et communiquer avec ces donateurs.

2.6Préparer chaque mois, avec la tenue de livres, le rapport financier des dépenses destiné à la CNV, ainsi que les remboursements de dépenses de l'équipe.

2.7Gérer les renouvellements : assurances, abonnements, licences de logiciels, contrats de service, entreposage.

2.8Commander les fournitures et le matériel, dans le respect du budget.

3.1Répondre aux appels, aux courriels et aux lettres des donateurs et du public, et en assurer le suivi.

3.2Envoyer les remerciements aux donateurs selon les consignes du président.

3.3Tenir à jour la base de données des donateurs dans NationBuilder : adresses, courrier retourné, doublons, décès, préférences de communication.

3.4Rappeler des donateurs à la demande du président, par exemple pour un problème de don mensuel.

3.5Travailler avec le représentant à la mobilisation pour les demandes qui touchent les sympathisants et les bénévoles.

4.1Traiter les commandes, emballer et expédier.

4.2Suivre l'inventaire et gérer les retours.

5.1Superviser les bénévoles et le personnel de secrétariat à temps partiel qui travaillent au bureau.

5.2Planifier leurs tâches, accueillir et former les nouveaux bénévoles.

6.1Organiser les réunions du conseil d'administration et l'assemblée générale annuelle : convocations, documents, procès-verbaux, registres.

6.2Préparer l'ordre du jour de la réunion d'équipe hebdomadaire et en rédiger le compte rendu.

6.3Assurer le suivi des dossiers administratifs du président et tenir à jour les échéances.

6.4Fournir les chiffres et les renseignements demandés pour les rapports de CQV et de la CNV.

6.5Assurer le suivi et le classement des documents d'archives.

7.1Gérer les inscriptions, les réservations de salles et le matériel (pancartes, bannières, tables) pour les événements et campagnes de CQV.

7.2Prêter main-forte sur place à certains événements, par exemple la Marche pour la vie à Québec, l'épluchette de blé d'Inde, la Chaîne de la vie et les conférences.

Selon l'expérience de la personne choisie et les besoins de CQV, le président pourra lui confier d'autres responsabilités dès l'embauche ou en cours d'emploi, par exemple :

8.1Envois courriel simples et petites mises à jour du site Web dans NationBuilder.

8.2Mise en page de documents, d'affiches ou de feuillets.

8.3Tenue de listes et de tableaux de suivi (bénévoles, paroisses ou églises, matériel, échéances).

8.4Soutien aux outils informatiques que CQV met en place.

CQV est une équipe tissée serrée où chacun met la main à la pâte. Pour ce poste, la polyvalence n'est pas un atout : c'est une condition de l'emploi.

La personne gestionnaire de bureau accepte d'accomplir de bon gré toute autre tâche raisonnable que le président lui confie selon les besoins de l'organisme. Cela comprend notamment :

• des tâches d'entretien, de manutention, de rangement ou d'envoi postal;
• le remplacement d'un collègue absent ou débordé;
• un changement de priorités du jour au lendemain, lorsque l'actualité ou une campagne l'exige;
• un coup de main aux collègues et aux partenaires de CQV.

Le président peut modifier la répartition des tâches et les priorités en cours d'emploi. Le fait qu'une tâche ne figure pas dans la présente description ne constitue pas un motif pour la refuser. À CQV, répondre « ce n'est pas dans ma description de tâches » n'est pas acceptable.

On attend aussi de la personne qu'elle travaille en bonne entente avec l'équipe, qu'elle demande de l'aide quand elle en a besoin et qu'elle en offre sans attendre qu'on la lui demande.

• Partager la foi chrétienne et les convictions de CQV : la défense de la foi, de la famille et de la vie, de la conception à la mort naturelle.
• Au moins deux ans d'expérience en gestion de bureau, en secrétariat ou en administration, et des connaissances de base en comptabilité (factures, petite caisse, rapports de dépenses). La connaissance du logiciel comptable Sage 50 est un atout.
• Excellent français, à l'écrit comme à l'oral. Anglais fonctionnel, puisqu'une partie des échanges avec la CNV et avec les donateurs se fait en anglais.
• Aisance avec Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, SharePoint). L'expérience de NationBuilder ou d'un logiciel semblable de gestion de contacts est un atout.
• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et fiabilité.
• Discrétion : le poste donne accès aux renseignements personnels des donateurs et aux finances de l'organisme.
• Esprit d'équipe, bonne humeur et entregent au téléphone comme au comptoir.
• Aisance avec un travail physique léger : boîtes, envois, rangement.
• Disponibilité à l'occasion le soir ou la fin de semaine, pour les événements et les réunions du conseil.

CQV étant un organisme à caractère religieux et politique, l'adhésion à sa mission et à ses convictions est une exigence du poste. Dans ses fonctions et dans ses prises de parole publiques, y compris sur les réseaux sociaux, la personne agit d'une manière conforme à cette mission. Elle ne s'exprime au nom de CQV auprès des médias qu'avec l'accord du président.

• Horaire. La semaine normale est de 35 heures, du lundi au vendredi, au bureau de la rue Rivier. La journée commence au plus tard à 9 h 30 et se termine à 17 h, avec un dîner de 60 minutes, dont 30 minutes payées et 30 minutes non payées, et deux pauses de 15 minutes payées. Les heures faites le soir ou la fin de semaine pour un événement ou une réunion du conseil sont compensées en temps, selon une entente avec le président.
• Rémunération. Selon l'expérience, versée par dépôt direct chaque semaine. Les dépenses engagées dans l'exercice des fonctions et autorisées au préalable sont remboursées sur présentation de pièces justificatives.
• Période d'essai. Les trois premiers mois constituent une période d'essai, suivie d'une évaluation.
• Vacances et congés. Vacances, jours fériés et congés pour raisons familiales ou de maladie selon la Loi sur les normes du travail. Les dates de vacances sont fixées avec le président, en tenant compte des campagnes et des événements de CQV.
• Confidentialité. La personne garde confidentiels les renseignements personnels des donateurs, des bénévoles et du public, pendant son emploi et après. Elle respecte les règles de protection des renseignements personnels en vigueur au Québec. Les fichiers, comptes et documents du poste appartiennent à CQV.
• Conditions préalables. L'embauche est conditionnelle à une vérification satisfaisante des références et des antécédents judiciaires, puisque le poste comporte le maniement de fonds et l'accès aux données des donateurs, ainsi qu'à la preuve du droit de travailler au Canada.

Les dates sont indicatives et pourront être ajustées par le président.